Сервисы для удаленной работы

В работе компактных стартапов и небольших удаленных компаний важно синхронизировать действия команды, адекватно планировать и контролировать работников, не усложняя их отчетность. 

Минимизация внешних сервисов экономит время и и оптимизирует деятельность, кроме того бережет время руководителя при обучении и вводе в команду новых участников. 

Slack

Успехов и процветания «Медузе», которая лет 5 назад в статье о внутренней кухне редакции рассказала об этом мессенжере. До этого общение происходило, преимущественно, через Skype, чередуясь с Viber, с постоянным собиранием обрывков бесед по чатам, мессенжерами и поиском документов, разбросанных на разных устройствах.

Slack сразу решил проблему организации тематических и персональных бесед, хранения и поиска данных, не говоря о более стабильной работе звонков и видео (пока не начали блокировать Telegram, тогда на время пришлось перейти обратно в Skypeи в… Telegram (да-да).

Сейчас у нас в Slack хранятся основные таблицы, отчеты, учебные материалы, 15 тематических чатов для разных участников. Настроен экспорт новостей и проектов сайта, обновления подключенных сервисов, работают боты собственной разработки для сбора информации, группа финансов, канал, куда скидываем баги и ошибки для анализа, и другой канал, куда пишем идеи промо и развития платформы.

Asana

Да, мы ретрограды, и уже лет 7 не изменяем Asana. Пробовали другие сервисы для проектной работы, но для микро-команды со сложными поэтапными задачами этот оказался ближе всех. Здесь легко создать задачу, можно письмом, а можно ботом из Slack, потом разделить её на части, распределить между участниками, и написать структуру с приложенными файлами и изображениями, можно комментировать и общаться по конкретным задачам. 

Самое интересное, мы до сих пользуемся бесплатным тарифом, ни разу не получили и не наткнулись на paywall при работе в программе.

Из плюсов: 

• Удобное распределение задач и подзадач, позволяющее контролировать этапы, переписываться по проектам;
• Настроена интеграция в слэк, руководитель видит движение задачи между участниками;
• Задачи удобно группировать и сортировать по тэгам.

Минуc для нас один. Наверно, хочется более удобный вид канбан-доски, в идеале, с возможностями и календарем, как в Trello. Тогда можно было бы отказаться от дополнительного сервиса.

Trello

Мы его используем чаще всего как доску для планирования. Здесь удобно ставить ближайшие цели и общие задачи, без внутренней структуры, наглядно видно задачи и проблемы по каждому блоку, можно собрать комментарии участников и убрать неактуальные задачи.    

Основные свои задачи как канбан-доска для распределения нагрузки Trello не выполняет в силу малочисленности нашей команды и специфического функционала каждого участника. Возможно, поэтому у нас оказались не востребованными специальные сервисы Agile и Canban, чье ведение требует больше времени, чем экономится ресурсов на текущей стадии  нашей компании.

Сейчас  в использовании остались только те приложения, которые действительно оптимизируют работу, не усложняя и не тратя время команды на лишние действия.

Другие сервисы

Google Doc. Общеизвестный онлайн-офис для создания и хранения документов, презентаций и таблиц. Здесь же храним отчеты и делаем месячные планы, например, по SMM. 

Github. Коллективная одновременная разработка, контроль и хранение кода.

Skitсh. Любимое приложение для быстрых набросков, скриншотов, с возможностью добавления стрелок, комментариев и других инструментов. Требует минимум ресурсов и усилий. 

«Контур. Бухгалтерия». Многолетний помощник бухгалтера, для сдачи отчетности, ведения бухучета и несколькими уровнями доступа.

Figma. Штатного дизайнера у нас нет, и для обсуждения макетов привлекаемых авторов нам удобно использовать сервис, обеспечивающий доступ участников команды и с возможностью коллективного обсуждения эскизов и прототипов.

Иллюстрации Icons8 c сайта Icons8. Заглавное изображение Natasha Remarchuk c сайта Icons8.